A tudományos információ korlátlan hozzáférése kulcsfontosságú forrást jelent mind a tudósok, mind a hallgatók számára. A felsőoktatási intézmények fontos stratégiai célkitűzése közé kell tartoznia, hogy biztositsa a tudományos kutatási eredményekhez, publikációkhoz való korlátlan hozzáférést.

A nyíltan elérhető tartalmak legjelentősebb előnye a láthatóság és a hatás növekedése. A láthatóság azt a valószínűséget jelenti, amellyel a dokumentum megtalálható, vagyis a hozzáférés kiterjedtségére utal, a hatás pedig a dokumentum újrafelhasználását jelenti a további kutatásokban és az eredmények beépülését a tudományos kommunikációba, az innovációba és a társadalom fejlődésébe. Az eredmények láthatósága és a hatása hozzájárulnak a szerzők, illetve intézményeik ismertségéhez, melyek mérőszámokban is kimutathatók (idézettség, letöltések száma, tematikus és intézményi rangsorok).

A kutatók ösztönzése mellett az intézmény feladata olyan kutatás-támogatási infrastruktúra kiépítése is, amely lehetőséget nyújt az egyetemi tudományos eredmények, és ezeken belül is az open access tartalmak begyűjtésére és hosszú távú megőrzésére.  

Az open access előnye a felsőoktatási intézményekben

Az open access folyóiratokban vagy intézményi, illetve szakterületi repozitóriumokban az elektronikus publikációk és dokumentumok kiadótól független rendelkezésre bocsátása számos előnnyel jár a felsőoktatási intézmények számára:

• Megvalósul a felsőoktatási intézmények tudományos tevékenységének aktív bemutatása a felsőoktatási intézményen kívül: Az intézményi repozitóriumok jegyzik, tárolják, terjesztik és bemutatják az egyetemek, valamint  a kutatóintézetek tudományos eredményeit. Ezzel a teljes intézmény stratégiáját támogatják a mai elvárások mellett, hiszen az egyetemek közötti verseny növekszik, és egyre fontosabb szerepet játszik a kutatási támogatások szétosztásában.
• Biztosított az intézményi kutatási eredmények hosszú távú elérhetősége
• Támogatott a kutatáson belül a központi interakció a repozitóriumok általi terjesztéssel, kereséssel és a tudományos tartalmak hozzáférésével. A nyílt hozzáféréssel a repozitóriumok növelik a kutatási eredmények nemzetközi láthatóságát és támogatják a tudományos szakterületeken belüli és közötti szélesebb tudományos kommunikációt.
• Nemzeti és nemzetközi szinten egységesített az információ-infrastruktúra az intézményi repozitóriumokon keresztül, ezáltal megvalósíthatók a többlet- és végfelhasználói szolgáltatások
• Kutató szervezetek profitálnak a repozitóriumokból, mivel növelik a helyi, nemzeti és európai szinten támogatott kutatás nemzetközi láthatóságát.
• Más szektorok, mint az oktatás, egészségügy, kormányzás és a gazdaság is profitálnak a minőségi kutatási információk egyszerűbb hozzáféréséből. A közvetítők, pl. információbrókerek a kutatás speciális információit a nem szakértők számára érthetően „lefordítják” és ezzel erősítik a kutatási eredmények újító erejét. A végfelhasználói szolgáltatásokat a közpénzekből támogatott és kereskedelmi szolgáltatásnyújtók fejlesztik és bocsátják rendelkezésre.

Intézményi kötelezettség

Ideális esetben az intézmény vezetősége vállalja az open access irányelveket, felhívja a tudósok figyelmét arra, hogy publikációikat közvetlenül nyílt hozzáférésű folyóiratban jelentessék meg vagy – a jogi kereteken belül – párhuzamos önarchiválással intézményi repozitóriumban tegyék elérhetővé.

A nemzetközi példák mellett – mint pl. Bielefeldi, Potsdami és Göttingeni Egyetemek, a Berlini Humboldt Egyetem, valamint a Max Planck Társaság – a Magyarországon is egyre több intézmény készít helyi szabályozást pl. Debreceni Egyetem.

Az intézmények teljes tudományos termésének adott repozitóriumba történő beküldése, valószínűleg csak a kötelező nyilatkoztokkal („mandátumok”) lehetséges. Annál fontosabb a felelősök meggyőzése, így magas számban juthatunk önként beküldött open access dokumentumokhoz!

A ROARMAP (Registry of Open Access Repository Mandates and Policies) tárolja azon intézmények nyilatkozatait, melyek már rendelkeznek open access kötelezettséggel. Sőt regisztrálni is lehet az intézményeket. 2017 nyarán 4 magyar mandátum szerepelt az adatbázisban, amely jól mutatja, hogy még gyermekcipőben jár hazánkban az ilyen jellegű szabályozás.

Jogi helyzet

A felsőoktatási intézmények elvárhatják kutatóiktól (akár szerző, akár felhasználó szerepkörben) a szerzői jog megfelelő kezelését, amely abból áll, hogy a másodlagos kiadási jogokat a szerzőnek fenn kell tartania magának, ezáltal megvalósíthatja pl. a felsőoktatási intézmények szerverein történő szerzői archiválást.

Napjainkban egyre több intézmény várja el a kutatóitól a szerzői archiválást az intézmények saját repozitóriumaiban. A szerzői archiválást elrendelő intézmények térhódítását szemlélteti a ROARMAP. Ellenőrzés hiányában azonban a szerzői archiválás általában nem az elvárható mértékben történik, sokkal inkább a kutatók lelkiismeretén múlik.

A könyvtárak szerepe

Az egyetemeken vagy kutatási intézményekben általában a könyvtár támogatja leginkább a nyílt hozzáférést. A könyvtárak szoros kapcsolatban állnak az intézmények szakterületeivel és a nyílt hozzáférés ajánlataival, emellett jól ismerik a lehetőségeket és követelményeket. Ezért is tud a könyvtár sikeres stratégiát kialakítani a nyílt hozzáférés megvalósításához egy adott intézményben. Fontos az együttműködés az intézmények vezetésével és be kell vonni a szakterületek kutatóit is.

A könyvtár számára a nyílt hozzáférés megvalósításának stratégiája egyrészt annak marketingjét is jelenti az adott intézményben, másrészt a megfelelő infrastruktúra rendelkezésre bocsátását, amellyel nyílt hozzáférésű dokumentumokat lehet beküldeni és szolgáltatni.

Az egyetem open access megbízottja

Az egyetemi vezetésnek és könyvtáraknak vagy a megfelelő egyetemi szereplőknek tartaniuk kell  a kapcsolatot, tájékoztatniuk kell egymást a nyílt hozzáférés fejlődéséről adott egyetemen.

Azok a könyvtárak, akik repozitóriumot üzemeltetnek, rendszeresen informálják a fejlesztésékről és technikai újdonságokról az egyetemi vezetőséget, akik fontos stratégiai partnerek. Sokat segít, ha a teljes egyetemen/intézményben is kijelölésre kerül egy open access megbízott, aki közvetít a könyvtár és a kutatók érdekei között.

Ajánlás kidolgozása az egyetemi vezetés számára

A könyvtárak open access ismeretei miatt érdemes a könyvtárnak a tudományos publikálás keretén belül kidolgoznia az egyetem számára egy nyilatkozatot, amely a nyílt hozzáférésre hívja fel a figyelmet. Ugyanez vonatkozik az egyetem és az egyes szakterületeken belüli grémiumok számára készült bemutatókra és prezentációkra is.

A könyvtárnak az intézményen belül azon is dolgoznia, hogy minél szélesebb körben (intézményekben, munkacsoportokban és szakterületi szinten) terjesszék az open access gondolatot. Fontos a széleskörű és minden szinten történő információ átadása az open access-ről. Az open access politika megvalósítása a kidolgozott ajánlások alapján szintén a könyvtárak központi feladata.