A publikálás utáni utolsó lépésként gondoskodjunk a közlemény hosszú távú megőrzéséről, valamint a nyílt hozzáférésről. Ez az utolsó fontos szempont, amire figyelni kell ahhoz, hogy a tudományos munka valóban nyílt hozzáférésű formában mások számára is elérhető legyen.
A választott OA úttól függően a publikáció vagy szabadon hozzáférhető lesz az olvasók számára a folyóirat vagy a kiadó weboldalán, vagy sem. Az open access zöld útját alkalmazva – mivel a végleges változathoz a hozzáférés fizetős – a kézirat egy verzióját fel kell töltenünk máshová, hogy a mű nyílt hozzáférésű legyen. Még az arany és a gyémánt open access esetén is, ahol a publikáció végleges változata nyíltan elérhető a kiadó oldalán, továbbra is fel kell töltenünk egy nyílt hozzáférésű repozitóriumba.
A nyílt repozitórium egy olyan digitális platform, amely kutatási eredményeket tárol, és ingyenes, azonnali és állandó hozzáférést biztosít bárki számára azok használatához, letöltéséhez és terjesztéséhez.
A szerzői archiválás előnyei
- Láthatóság növelése: A publikációk különböző felületeken történő megosztása növeli a tudományos munka láthatóságát és hatását. A nyílt repozitóriumok különböző szabványokat követnek, hogy optimalizálják a feltöltött művek könnyebb felfedezhetőségét a interneten.
- Optimalizált hozzáférés: A nyílt repozitóriumok bárki számára hozzáférést biztosítanak a feltöltött műhöz, függetlenül attól, hogy melyik open access utat választottuk. Attól függően, hogy a szerzői jogok kihez tartoznak, a hozzáférés korlátozott lehet az embargó-időszak lejártáig – amennyiben van.
- Hosszútávú megőrzés: A nyílt repozitóriumok célja, hogy digitális archívumként működjenek, biztosítva a kutatási eredmények hosszútávú megőrzését és hozzáférhetőségét. Még ha egy folyóirat meg is szűnik, és a mű a kiadó oldalán már nem elérhető, a repozitóriumokban továbbra is elérhető marad.
Mindig biztosítsuk a DOI-t (Digital Object Identifier) a publikációhoz (pl: https://doi.org/10.1000/182). Ez egy állandó azonosító és link, még akkor is, ha az URL, amelyre mutat, időközben megváltozna. Például, ha a folyóirat elérhetetlenné válik, a DOI-hoz kapcsolt eredeti webcím frissíthető, hogy az egy nyílt repozitóriumban megtalálható feltöltött fájlra mutasson.
Az önarchiválás (self-archiving) az a gyakorlat, melynek során a szerző egy elektronikus dokumentum ingyenes példányát online elhelyezi annak érdekében, hogy nyílt hozzáférést biztosítson a műhöz.
Miután a publikációt elfogadták közlésre, manuálisan kell feltöltenünk a kézirat egy verzióját egy általunk választott nyílt hozzáférésű repozitóriumba. A feltölthető kézirat verziója attól függ, hogy melyik OA utat választottuk, továbbá a kiadó szabályzatától. Néhány kiadó automatikusan elhelyezi a kéziratot egy repozitóriumban a szerző helyett (PubMed Central, Open Research Europe), de ezek csupán kivételes esetek. Fontos, hogy a közlemény elsődleges megjelentetésének jogát meg kell hagynunk a választott folyóiratnak. A nyílt hozzáférés biztosítása a publikáció megjelenését követően, a folyóirat szabályzatától függően lehetséges.