A tudományos kutatás számára egyre fontosabb kérdéssé válik a kutatási adatok (tudományos adatok) kezelése. Az adatmenedzsment, adatkezelési terv a kutatásból származott adatok létrehozására, tárolására, hozzáférésére, megosztására, újrahasznosításának biztosítására és megőrzésére vonatkozik.
Az adatkezelés során az alábbi szempontokat érdemes ellenőrizni:
- Az engedélyek és jogok
- Rendelkezik-e az adatok elérhetővé tételéhez szükséges jogokkal vagy más jogtulajdonosok vagy projektmunkatársak engedélyével? Anonimizálták-e az adatait eléggé, vagy kifejezett beleegyezést kapott-e olyan adatalanyoktól, akiknek személyazonossága kiderülhet az adatokból (például az audio-vizuális formában megkérdezett személyek)?
- Letisztult adatok
- Az adatoknak egy koherens csomagot kell alkotniuk, amely egy adott projekthez vagy kutatáshoz kapcsolódik. Segíthet más kutatóknak navigálni és megérteni az adatokat, ha több fájl strukturált mappákba van csoportosítva.
Az adatok egyértelmű és következetes fájlelnevezési rendszerrel rendelkezzenek.
- Fájlformátumok
- Ellenőrizni kell mely formátumok biztosítják a mások számára a lehető legszélesebb hozzáférést, mind a jelenben és a jövőben. Annak érdekében, hogy az adat minél tovább elérhető legyen, érdemes több formátumot elhelyezni a repozitóriumban.
- Dokumentált adatok
- Jó gyakorlat az adatok megosztásánál, hogy tartalmazzon néhány magyarázó információt a kutatás módszereiről, leírni hogyan, mikor és miért hozták létre az adatokat (beleértve, hogy a fájlok létrehozásához, szerkesztéséhez vagy feldolgozásához bármilyen speciális szoftvert használtak-e). Fel kell tüntetni az alkalmazott betűszavakat, és meg kell magyarázni minden változó és érték címkéjét.
- Adatkezelési felelős
- Javasoljuk adatkezelő kinevezését aki a kutatási projekten kívüli személy (például az intézet vagy a tanszék vezetője ). Ez biztosítja, hogy az egyetem egyik tagja felelősséget vállal az Ön adataiért a projekt élettartamán túl.
- Adatok korlátozása
- Lehetséges, hogy az embargó időtartama (adatok korlátozása) a kiadóval tl vagy a finanszírozó szervezettel való megállapodástól függ, de előfordulhat az is, hogy az adatok nyílt közzétételére nemzetbiztonsági, jogi, etikai vagy kereskedelmi korlátozások vannak érvényben.
Ha egy adatot a repozitóriumban embargóval helyeznek el, akkor a kapcsolódó rekord és fájlnevek általában láthatóak, de a fájl tartalmát nem lehet megtekinteni vagy letölteni. Szükség esetén mind az adatfájlok, mind a leíró rekord elrejthető a nyilvános nézetből.
Adatmenedzsment ábra (forrás: http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/cross…)
A jó adatkezelési terv a következő ellenőrzési pontok betartásával készíthető:
| Kutató adatai (neve, beosztása, elérhetősége) | ORCID azonosító használata ajánlott. (http://orcid.org); |
| Kutató csoport / projekt neve | |
| A kutatás bemutatása | Kutatás rövid összefoglalása, ami a kutatás során használt / keletkezett adatok körére is kiterjed. |
| Finanszírozó szerv; kutatás száma | |
| Partnerszervezetek, konzorciumi partnerek, ehyéb a kutatásban részt vevő intézmények | |
| Projekt kezdet és vége | Start: End: |
| Első változat dátuma | |
| A legutolsó frissítés dátuma | |
| Jelenlegi verziószám | Minden olyan esetben új verziót kell menteni, ha a project adatkészletében fontos változások következnek be, ill. a project szakaszában fontos változások történtek. |
| Az adatokért és az adattárolásért felelős személy megnevezése a jogköreik pontos leírásával. | Ez különösen fontos olyan projektek esetében, ahol több kutató és intézmény is adatokkal dolgozik. |
Számos kutatásfinanszírozó előírja az adatok elérhetőségét, megosztását az alábbi alapelvvel:
„as open as possible, as closed as necessary”.