Az egyetemen vagy kutatási intézményben általában a könyvtár támogatja leginkább a nyílt hozzáférést. A könyvtárak szoros kapcsolatban állnak az intézmények szakterületeivel és a nyílt hozzáférés ajánlataival, emellett jól ismerik a lehetőségeket és követelményeket. Ezért is tud a könyvtár sikeres stratégiát kialakítani a nyílt hozzáférés megvalósításához adott intézményben. Fontos az együttműködés adott intézmény vezetésével és be kell vonni a a szakterületek tudósait. A könyvtár számára a nyílt hozzáférés megvalósításának stratégiája egyrészt a nyílt hozzáférés marketinget jelenti adott intézményben, másrészt a megfelelő infrastruktúra rendelkezésre bocsátását, amellyel nyílt hozzáférésű dokumentumokat lehet beküldeni és szolgáltatni. A nyílt hozzáférésről értesíteni kell az intézmény vezetését és az összes szakterületet. Előnyös, ha a könyvtár segítségével intézményen belül open access munkacsoport lesz kialakítva.
Intézményi kötelezettség
A legjobb megoldás, amivel el lehet fogadtatni az intézményen belül a nyílt hozzáférés gondolatát, az, ha utalunk az intézményi kötelezettségre. Ideális esetben az intézmény vezetősége megköveteli nyilatkozatban. Ezáltal vállalja az open access gondolatot és általában felhívja a tudósok figyelmét arra, hogy publikációikat közvetlenül nyílt hozzáférésű folyóiratban jelentessék meg vagy – a jogi kereteken belül – párhuzamos önarchiválással intézményi repozitóriumban. Példát szolgálnak erre a Bielefeldi, Potsdami és Göttingeni Egyetemek, valamint a Max Planck Társaság. A világszerte megjelent open access nyilatkozatok és mandátumok megtalálhatók a Registery of Open Access Repository Material Archiving Policies (ROARMAP). Az adott intézmények teljes tudományos termésének adott repozitóriumba történő beküldése, valószínűleg csak a kötelező nyilatkoztokkal („mandátumok”) lehetséges. Annál fontosabb a felelősök meggyőzése, így magas számban juthatunk önként beküldött open access dokumentumokhoz!
- Intézmények nyilatkozatai, amelyek aláírták az intézményi kötelezettséget a nyílt hozzáférésű önarchiválásról
- Intézmények regisztrálása, amelyek alá akarják írni az intézményi kötelezettséget a nyílt hozzáférésű önarchiválásról
Az egyetem open access megbízottja
Az egyetemi vezetésnek és könyvtáraknak vagy megfelelő egyetemi szereplőknek tartaniuk kell egymással a kapcsolatot, tájékoztatniuk kell egymást a nyílt hozzáférés fejlődéséről adott egyetemen. Azok a könyvtárak, akik repozitóriumot üzemeltetnek, informálják rendszeresen a fejlesztésékről és technikai újdonságokról az egyetemi vezetőséget, akik fontos stratégiai partnerek. Sokat segít, ha a teljes egyetemen/intézményben is kijelölésre kerül egy open access megbízott, aki közvetít a könyvtár és a tudósok érdekei között.
Ajánlás kidolgozása az egyetemi vezetés számára A könyvtárak open acces ismeretei miatt érdemes a könyvtárnak a tudományos publikálás keretén belül kidolgoznia az egyetem számára egy nyilatkozatot, amely a nyílt hozzáférésre hívja fel a figyelmet. Ugyanez vonatkozik az egyetem és egyes szakterületeken belül grémiumok számára készült bemutatókra és prezentációkra is. A könyvtárnak az intézményen belül azon is kell dolgoznia, hogy minél szélesebb körben (intézményekben, munkacsoportokban és szakterületi szinten) terjesszék az open access gondolatot. Fontos a széleskörű és minden szinten történő információ átadása az open access-ről. Az open access politika megvalósítása a kidolgozott ajánlások alapján ismét a köyvtár központi feladata.